Automatización de la gestión de espacios y servicios generales en ENDESA

El cliente

Endesa es la empresa líder del sector eléctrico español y el segundo operador del mercado eléctrico en Portugal. Cuenta con cerca de 10 mil empleados y presta servicio a más de 10 millones de clientes. Trabajan para liderar la transformación tecnológica en la que se encuentra inmerso su sector y, para ello, cuentan con la sólida posición industrial y la fortaleza de pertenecer al grupo multinacional Enel desde 2009.

La colaboración entre Endesa y FAMA se inicia el año 1999, a partir de la reorganización de la empresa y de la construcción de su nueva sede en Ribera del Loira (Madrid) y continúa hasta la actualidad.

Ya en ese momento, la nueva sede, con un total de 90.348 m2 de superficie construida, fue creada bajo criterios de optimización de los consumos energéticos, de ambiente de trabajo confortable y de flexibilidad de uso de los espacios, que se han ido manteniendo y evolucionando a lo largo de los años.

El reto

En el proyecto inicial de unificación y reubicación, FAMA tenía el importante reto de convertirse en el sistema de información corporativo para la gestión de todo el inventario patrimonial de Endesa y de sus espacios de oficinas (workplace) en España, adaptándose a sus procesos y estándares técnicos, con total integración entre datos gráficos y alfanuméricos, así como total interconexión con el resto de sistemas corporativos involucrados en la gestión de servicios.

Pero el gran reto ha sido lograr evolucionar a lo largo de tantos años con un proyecto de este calibre, entendiendo los procesos internos y de negocio del cliente, ofreciéndole respuesta a las nuevas necesidades que han ido surgiendo y convirtiéndose en un verdadero aliado tecnológico para Endesa.

La solución

Inicialmente y coincidiendo con su inauguración, se implantaron los módulos de Gestión de Espacios / Workplace Management (IWMS) y Gestión Patrimonial de la plataforma FAMA en la sede principal de Endesa, convirtiéndose, con el transcurso de los años, en la herramienta clave para la gestión integral de espacios a lo largo del ciclo de vida del edificio.

En su evolución, el sistema informático desarrollado por FAMA en Endesa, denominado Loc@liza, gestiona, además de la sede principal, un total de 124 oficinas con una superficie total de 376.000 m2 construidos, 7.451 personas y 10.343 puestos de trabajo instalados en las oficinas.

Durante este periodo, Loc@liza se ha convertido en la herramienta informática para la gestión diaria de las áreas de Patrimonio y de Servicios Generales de Endesa, contribuyendo a su automatización y optimización.

124+ oficinas

7.451+ personas

10.343+ puestos de trabajo

Se trata de un sistema vivo que se ha ido adaptando a las necesidades de Endesa a lo largo del tiempo y, para ello, ha ido incorporando nuevas funcionalidades e integrándose con otros sistemas de la empresa.

Mòduls aplicats

Resultados

1. Coordinación centralizada de toda la actividad de Servicios Generales en España y Portugal.

2. Total integración del sistema con otras áreas y sistemas de la empresa que permite llevar a cabo una gestión más ágil y eficaz:

• Integración con Recursos Humanos para el mantenimiento de la información de personas, sociedades y centros de coste.
• Integración con Sistemas de Información Geográfica (SIG).
• Integración con los sistemas económico-financieros para agilizar la conciliación de tributos gestionados por el área patrimonial.
• Integración con sensórica para conocer la ocupación real de los puestos de trabajo.
• Aporte de información de calidad y en tiempo real a través del Dashboard de la Dirección General de Medios para una toma de decisiones ágil.

3. Migración del sistema a un entorno cloud externo a Endesa que ha posibilitado ventajas como:

• La adaptación continua del sistema a la arquitectura utilizada por el cliente para conseguir la homologación del mismo.
• La agilidad en el despliegue de aplicaciones.
• Una mayor seguridad y disponibilidad de la información, que ha contribuido a un mayor conocimiento de los espacios e instalaciones y a una mejor calidad del servicio de mantenimiento.
• Aporte de información de calidad y en tiempo real a través del Dashboard de la Dirección General de Medios para una toma de decisiones ágil.

4. Mejora de la calidad de la información que se maneja, a través de auditorías automatizadas que miden el nivel de calidad de la información relacionada con los inmuebles.

5. Desarrollo de procedimientos y sistemas para un mejor control y seguimiento de las tareas contratadas a proveedores externos a través de Loc@liza y su módulo BPM.

6. Mejor control de las tareas contratadas a proveedores externos y optimización de procesos a través de la herramienta Loc@liza y BPM (Business Process Management).