Transformación integral de la gestión de inmuebles y servicios en RTVE

El cliente

Corporación de Radio Televisión Española (CRTVE) es la empresa pública española de medios de comunicación de ámbito estatal. Dispone en la actualidad de 281 sedes que suponen un total de, aproximadamente, 390.000 m2 distribuidos en 642 edificios por todo el territorio nacional. Cuenta con 6.846 trabajadores, 1.691 contratos y aproximadamente 4.500 elementos de inventario.

CRTVE no disponía de un modelo integral para la gestión de activos inmobiliarios y no inmobiliarios (patrimonio) y servicios generales, gestionándose con procesos y flujos de trabajo de forma aislada y sin ningún tipo de interrelación ni entre procesos ni entre departamentos. No existía ni trazabilidad ni registro de las incidencias; los canales más comunes eran el teléfono y el correo electrónico; y el conocimiento residía más en las personas y menos en los registros.

La organización de la Dirección de Patrimonio y Servicios Generales se inicia, a través del proyecto de gestión de inmuebles y servicios (GIDISA), en un proceso de transformación de la orientación tradicional de mantenimiento y resolución de las condiciones operativas de los inmuebles desde la perspectiva técnico-arquitectónica, a una orientación de servicios a sedes y procesos productivos (visión estratégica de los activos inmobiliarios, necesidad de gestión de activos y recursos internos y necesidad de introducción de una herramienta de gestión integral de Facility Management).

El reto

El mayor desafío fue actuar como aliado tecnológico en un proyecto de tal magnitud, ofreciendo una herramienta de gestión e información que diera respuesta a todas sus necesidades y apoyara el cambio cultural que implicaba todo el proceso de transformación de la gestión de facilities en la Corporación RTVE.

Se debía proporcionar a RTVE un software escalable y flexible, accesible vía página web y app, y adaptado a sus necesidades, de tal forma que una sola herramienta permitiera gestionar y conocer el estado de ejecución de todas y cada una de las actividades y servicios vinculados a las necesidades de los inmuebles de la Corporación.

El nuevo software debía asegurar, además, la integración con sistemas corporativos: SAP, Portal, etc.

La solución

Se incorpora la herramienta de gestión integral de Facility Management, FAMA AFM, en la modalidad cloud computing de tipo SaaS (Software como Servicio), para dar lugar a un entorno de gestión global, homogéneo y dentro del marco contractual de RTVE.

Mòduls aplicats

Resultados

• FAMA ha sido una solución clave para materializar el cambio cultural en los procedimientos de trabajo de la Corporación RTVE, logrando una completa integración con sistemas corporativos y una total trazabilidad desde la solicitud de un servicio hasta su resolución.
• Centralización en una única aplicación de la totalidad de las bases de datos y archivos involucrados en la gestión inmobiliaria.
• Integración con sistemas corporativos: SAP, Intranet Corporativa y RRHH para trabajar con el mismo catálogo.
• Conocimiento de la distribución de los costes asociados a cada inmueble, bien de su propia gestión o de su construcción y mantenimiento.
• Geolocalización de los centros de RTVE.
• Oficina sin papeles y sin teléfono. Información jerárquica de cada petición de forma rápida.
• Normalización de la información.
• Optimización de la gestión de espacios: gestión centralizada, única base de datos con información gráfica consolidada, planos unificados a disposición de la Corporación.
• El sistema ofrece a los gestores información sobre distribución de personas y centros de coste, usos de zonas, distribución de superficies, distribución de m2 por centro de coste y persona, y superficie construida por planta.
• Optimización en la gestión de las solicitudes de servicios procedentes de cualquier empleado de RTVE, con total integración con la intranet corporativa y con una completa trazabilidad desde la creación hasta la resolución de la solicitud.
• Partes de trabajo, analíticas, etc., todo accesible para la corporación.
• Posibilidad de vincular los documentos con la información a gestionar: datos registrales, datos catastrales, derechos, contratos…
• Optimización del seguimiento de los activos desde el punto de vista correctivo y preventivo.
• Posibilidad de seguimiento más exhaustivo y puntual de incidencias a través de las diferentes alertas definidas.
• Informes de incidencias por centro, tiempos de respuesta de los proveedores y gestión del stock de materiales para trabajos de mantenimiento.
• Registro de las necesidades de las áreas. Priorización y planificación de las obras o proyectos.
• Funcionalidades de flujo para la creación de workflows de procesos con la documentación adjunta en cada fase. Fechas e hitos de proyectos para análisis de la productividad.
• App para la gestión en tiempo real de las órdenes de trabajo de mantenimiento y servicios.
• Recepción categorizada y homogénea de peticiones de servicio.
• Medición del acuerdo de nivel de servicio (ANS) a través de los KPIs y vinculación con un modelo de pago fijo + variable en el contrato de mantenimiento integral, en función de la realización de los trabajos con conformidad y en el tiempo establecido:
  • Término fijo 65%:
    • Mantenimiento sistemático (preventivo + conductivo, PCI, legionella, grupos electrógenos, aparatos elevadores, puertas y barreras, pararrayos…)
    • Inventario.
    • Mantenimiento técnico-legal.
    • Mantenimiento correctivo < 300€.

• • Término variable 35%:
    • Correctivo.
    • Productividad: bonificaciones y penalizaciones.