Más de 50 residencias, una sola plataforma: así centralizó Ballesol su mantenimiento

El cliente

Ballesol es una de las principales cadenas de residencias de mayores de España, con más de 50 centros residenciales distribuidos por todo el territorio nacional. Su misión es prestar atención sociosanitaria integral a personas mayores, lo que exige un funcionamiento ininterrumpido de todas las instalaciones y equipos de cada centro: ascensores, sistemas contraincendios, fontanería, climatización, electricidad, equipos médicos y espacios comunes.

Situación de partida – La necesidad

En el sector sociosanitario, la fiabilidad de las instalaciones no es solo una cuestión de eficiencia: es una responsabilidad directa hacia las personas que viven en los centros. Esto convierte la gestión del mantenimiento en una función estratégica.

Ballesol gestionaba el mantenimiento de sus centros de forma fragmentada: cada residencia operaba de manera independiente, sin una plataforma común que diera visibilidad global a la Dirección.

La comunicación con proveedores externos se canalizaba por correo y teléfono, sin trazabilidad de los trabajos ni control de los contratos. La planificación de mantenimiento preventivo era difícil de ejecutar de forma consistente en los 52 centros. Los técnicos de campo dependían del papel para gestionar sus órdenes de trabajo. Y todo ello en un sector con estrictos requisitos regulatorios que exigen documentar y auditar cada intervención sobre equipos críticos.

El objetivo era claro: pasar de la dispersión operativa a la gestión centralizada, con visibilidad en tiempo real para toda la organización.

El reto

El reto de FAMA no era solo tecnológico. Era acompañar a que una organización con más de 50 centros y perfiles de usuario muy heterogéneos -técnicos de campo, gestores corporativos, proveedores externos y personal administrativo- adoptara una única plataforma de gestión en menos de seis meses.

Los aspectos de mayor exigencia fueron:

• Desplegar una única plataforma SaaS (FAMA_BALLESOL) que diera servicio simultáneo a toda la red nacional de centros, usuarios y proveedores.
• Configurar 15 módulos adaptados a la realidad operativa del sector sociosanitario, desde gamas preventivas para instalaciones críticas hasta flujos BPM de aprobación y escalado.
• Integrar a los proveedores externos en el flujo operativo con un portal dedicado, eliminando la comunicación por canales no estructurados.
• Desplegar la APP OT+ entre más de 65 técnicos distribuidos en toda la red, con formación y soporte al cambio.
• Articular una formación diferenciada para 5 perfiles de usuario con flujos de trabajo, accesos y responsabilidades distintos.

La solución

En noviembre de 2023, Ballesol inició la implantación de FAMA AFM en modalidad SaaS.

En menos de seis meses, la plataforma estaba operativa en todos los centros de la red, cubriendo un alcance de cinco aspectos funcionales prioritarios:

GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO:

• Ciclo completo de órdenes de trabajo correctivas y gamas preventivas para todos los tipos de activo de los centros (ascensores, contraincendios, fontanería, climatización, electricidad, gas, BMS).
• Inventario técnico de cada residencia, vinculado a contratos e históricos.

CANALES Y PORTAL:

• Portal de solicitudes internas.
• Canal de Proveedores para empresas externas de mantenimiento.
• Portal Web centralizado para gestores.

MOVILIDAD:

• APP OT2 para técnicos internos: más de 65 técnicos activos en toda la red gestionan sus órdenes de trabajo desde el campo, sin papel y en tiempo real.
• APP Solicitudes: permite registrar solicitudes de cualquiera de los servicios desde un smartphone, así como verificar y recepcionar la correcta ejecución de los servicios solicitados y/o materiales entregados.

GESTIÓN DOCUMENTAL Y CONTRACTUAL:

• Repositorio de documentación técnica vinculado a cada activo, gestión de contratos con proveedores y soporte a los flujos económicos asociados.

AUTOMATIZACIÓN BPM:

Flujos de aprobación, escalado y gestión de expedientes automatizados para los procesos de mantenimiento y servicios.

Mòduls aplicats

Resultados

• Visibilidad centralizada en tiempo real de todas las órdenes de trabajo, incidencias y planes preventivos de la red, desde una única plataforma.
• Trazabilidad completa del ciclo de vida de cada intervención: quién hizo qué, cuándo y en qué instalación de qué centro.
• Eliminación del papel en campo: 65+ técnicos gestionan su trabajo de forma completamente digital con la APP OT+.
• Proveedores integrados en el flujo operativo con portal propio, mejorando la coordinación y la trazabilidad de los trabajos externalizados.
• Planificación preventiva estructurada para todas las instalaciones, reduciendo averías imprevistas y mejorando la disponibilidad de equipos críticos.
• Alta adopción desde el primer mes: la ampliación de licencias en junio de 2024 -solo un mes tras el arranque- evidencia el éxito de la implantación.