Un referente en la digitalización integral del Facility Management en el sector público

El cliente

El Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes es el departamento de la Administración General del Estado responsable de proponer y ejecutar la política del Gobierno para el desarrollo del ordenamiento jurídico y de coordinar los asuntos de relevancia constitucional y el programa legislativo.

Dentro de su Subsecretaría, la Dirección General de Servicios —a través de la Oficialía Mayor— dirige los servicios generales, gestiona el patrimonio y vela por la conservación de los edificios. Su operativa de Facility Management es de las más exigentes del país: el Complejo de la Moncloa suma alrededor de 200.000 m², 21 edificios y 1.500 zonas útiles, con 13.000 sistemas y equipos, 17.000 elementos de mobiliario y 30 almacenes bajo gestión.

El punto de partida

La gestión del FM se apoyaba en un ecosistema disperso de aplicaciones y procesos heterogéneos. Una arquitectura fragmentada que impedía tener una visión única del estado de inmuebles, activos y servicios, generaba duplicidades de datos y limitaba la capacidad de análisis para la toma de decisiones.

En un contexto en el que la Administración pública española está acelerando su transformación digital, el Ministerio decidió ir un paso más allá: no se trataba de sustituir sistemas, sino de redefinir el modelo de gestión del FM en un entorno público complejo y convertirlo en una referencia para otras organizaciones. El objetivo, un único entorno cloud que unificara inmuebles, espacios, activos, mantenimiento, servicios, stocks y documentación, alineado con los estándares europeos de FM (UNE 15221-6, BOMA) y plenamente conforme con el Esquema Nacional de Seguridad y el RGPD.

La solución

El Ministerio escogió FAMA AFM, la plataforma integral de Facility Management de FAMA Systems, en modalidad cloud. La solución se desplegó con un proceso de instalación avanzada que permitió personalizar pantallas y entidades de datos a los requisitos del cliente sin tocar el código base ni generar versiones paralelas.

El proyecto se desarrolló en ocho meses —fases de definición y diseño del modelo FM, migración de datos, implantación progresiva de módulos, desarrollo de integraciones, gestión del cambio y puesta en operación—, con un trabajo plenamente colaborativo: reuniones de co-diseño, comité de seguimiento, validación funcional por áreas, gestión conjunta de riesgos y formación por perfiles. Finalizó en agosto de 2025 y entró en producción en septiembre.

Hoy FAMA AFM unifica en un único entorno digital todo lo que antes vivía disperso: inmuebles, espacios y zonas; el inventario completo de activos —sistemas, equipos, mobiliario y materiales—; el mantenimiento técnico-legal e interno; los servicios generales; la logística de stocks y movimientos entre almacenes; y toda la documentación corporativa.

A esto se suman informes y analítica avanzada, planimetría digital, una app móvil mobile-first para técnicos, una app de reserva de espacios para todos los usuarios y workflows BPM que automatizan procesos clave, desde el mantenimiento preventivo hasta las solicitudes de Oficialía Mayor.

Una arquitectura, además, preparada para escalar y replicarse en otros organismos y entornos públicos.

Módulos aplicados

Un proyecto alineado con la estrategia digital del Estado

La iniciativa se inscribe plenamente en el marco estratégico de transformación digital pública: contribuye al ODS 9 de la Agenda 2030, al eje de Economía Digital de la Estrategia España Digital 2026 y al Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025. Y demuestra, con hechos, que la Administración puede liderar proyectos de innovación en gestión de activos con estándares comparables a los más avanzados del sector privado.

Resultados

A medio plazo, el proyecto se ha dimensionado con KPIs concretos en tres frentes:

• Ahorro económico. Reducción estimada del 10–25 % en el coste total de mantenimiento de activos, del 5–15 % en contratos externos con proveedores y del 15–40 % en el impacto económico de incidencias críticas. A esto se suma un 10–30 % menos de capital inmovilizado en stock y un ahorro energético del 5–20 %.
• Eficiencia operativa. Entre un 15 % y un 30 % más de órdenes de trabajo cerradas por técnico al mes, hasta un 40 % menos de tiempo medio de resolución de incidencias y entre un 25 % y un 50 % menos de horas de gestión administrativa. La ocupación de espacios se optimiza un 5–15 % y la balanza preventivo/correctivo se mueve un 30–40 % a favor del preventivo.
• Reducción de incidencias y riesgo. Hasta un 35 % menos de incidencias mensuales, un 30–60 % menos de recurrentes y una disponibilidad operativa de los activos un 5–15 % superior.

Más allá de los números: el valor real para el Ministerio

El impacto del proyecto va más allá del KPI. La innovación no reside únicamente en las tecnologías empleadas, sino en su integración coherente para transformar el modelo de FM en el ámbito público y convertir la tecnología en valor público tangible.

• Modernización tecnológica estructural. Un ecosistema disperso convertido en un sistema unificado y estandarizado que eleva el nivel de madurez del FM en la Administración.
• Gobernanza y control total del patrimonio. Visión en tiempo real del estado de inmuebles, instalaciones, ocupación, personas y costes asociados.
• Interoperabilidad real. Integración nativa con RRHH, Active Directory/ADFS, GIS, gestor documental y modelos BIM/Revit/IFC, además de Autodesk Forge para consultas gráficas inteligentes sobre planos digitales.
• Mejor experiencia de usuario. Portales, apps móviles, reservas, alarmas y procesos automáticos que simplifican la operativa diaria de toda la organización.
• Seguridad y cumplimiento normativo garantizados. Esquema Nacional de Seguridad, RGPD, PRTR e ISO/IEC 27001, con medidas técnicas avanzadas, auditoría completa y trazabilidad de todos los cambios.