Grupo Renfe optimiza la gestión y control documental de contratas con FAMA

Situación de partida

Se inicia un proceso de transformación en la gestión documental de los contratos en el GR y se incluye a la empresa adjudicataria (FAMA) como plataforma de gestión y validación documental con el fin de facilitar el control sobre el cumplimiento de lo recogido entre otros aspectos en la ley de Prevención de Riesgos Laborales y normativa de desarrollo.

El reto

El principal reto ha sido el de proporcionar a Grupo Renfe una herramienta tecnológica de gestión y validación para la realización efectiva de la coordinación de las actividades empresariales y documentos de carácter socio laboral que le facilitase controlar, hacer un seguimiento y garantizar que se cumple con lo previsto en la normativa preventiva, optimizando los medios disponibles.

Además, debía tratarse de una herramienta sencilla y accesible vía web que permitiese gestionar sus contratos e instalaciones, y conocer el estado de cada una de sus empresas contratistas y subcontratistas y cumplir con la entrega, recepción y gestión de todos los documentos relativos a la PRL.

Otro de los grandes retos era inculcar, facilitar y dar soporte a todos los usuarios internos de Renfe con el objetivo de acompañarlos en el cambio cultural que conlleva este proceso de transformación.

Es por ello por lo que FAMA, además de facilitar la herramienta, realiza como usuario, en la mayoría de los supuestos, la validación y gestión documental de la información cargada por las empresas contratistas y subcontratistas.

La solución

Se ha implantado la plataforma de la empresa adjudicataria (FAMA) como herramienta de gestión y validación documental relativa a los aspectos socio laborales, jurídicos, de protección de datos, preventivos, así como lo requerido en los Pliegos de Condiciones Particulares de los contratos correspondientes.

Y también ofrece un software cloud accesible vía web y adaptado a las necesidades del cliente, es decir, es una herramienta sencilla que permite gestionar contratos e instalaciones, conocer el estado de cada una de las empresas contratistas y subcontratistas y cumple con la entrega, recepción y gestión de todos los documentos que se requieren para cada contrato.

Dentro de la solución tecnológica, que posibilita la automatización y gestión de forma centralizada e integrada de todos los aspectos relativos al ámbito del contrato, la APP de la empresa adjudicataria (FAMA) facilita control documental, en tiempo real, del personal externo acorde a la validación de la documentación proporcionada por las empresas contratistas y subcontratistas.

Resultados

1. Verificación y seguimiento del cumplimiento de la documentación requerida a nivel de contrato e instalaciones, teniendo presente los aspectos socio laborales, jurídicos, de protección de datos, preventivos, así como lo requerido en los Pliegos de Condiciones Particulares de los contratos correspondientes, a través de la herramienta.

2. Mayor agilidad y optimización en la gestión documental de los contratos:

• Gestión centralizada en una única plataforma.
• Revisión documental en 24 horas.
• Reducción de correos electrónicos o llamadas.

3. Exhaustivo control de la información relativa al contrato e instalación:

• Clasificación por contrato, sociedad, ámbito territorial y fechas de inicio/fin de vigencia.
• Repositorio común de información.
• Informes de seguimiento y control.
• Posibilidad de seguimiento más exhaustivo y puntual de las incidencias a través de las diferentes alertas definidas.

4. Plataforma SaaS (Software as a Service).

5. Agilidad en el control del personal procedente de las empresas contratistas y subcontratistas a través de la APP para validar los accesos a las instalaciones en las que se van a realizar los trabajos.