Imagínate por un momento un campus universitario en plena actividad. Aulas, laboratorios, residencias, instalaciones deportivas, edificios históricos, obras puntuales, mantenimientos rutinarios… Y, entrando y saliendo cada día, decenas de empresas externas con personal en constante rotación. ¿Cómo garantizas que todas ellas cumplen con la normativa de prevención y que tú, como universidad, tienes trazabilidad real de lo que ocurre en tus instalaciones?
Ese era —y sigue siendo— el reto al que se enfrenta la Universidad de Cádiz (UCA). Y la respuesta no llegó de un día para otro, sino tras un proceso de transformación que hoy es ya un caso de referencia en el sector.
«Cumplíamos, sí, pero con mucho esfuerzo y sin sensación de control total»
Con esta reflexión, José Ramón Martínez Tabares, director general de eficiencia energética y director del servicio de prevención y medio ambiente de la UCA, resume el punto de partida. Documentación repartida entre departamentos, criterios dispares, procesos muy manuales, dificultad para demostrar trazabilidad en auditorías… La universidad cumplía, sí, pero el esfuerzo era enorme y la visión global, escasa.
El camino del cambio: ¿por dónde empezar?
La UCA lo tuvo claro: un cauce único de comunicación, procedimientos específicos integrados en los pliegos y la obligación contractual de cumplimiento desde el primer día. Pero ese cambio organizativo imprescindible era solo la mitad de la ecuación. Faltaba algo capaz de llevar todo eso al terreno digital.
La digitalización: el verdadero salto
Digitalizar la CAE no es «quitarse papel de encima». Es cambiar de paradigma. Cuando una universidad gestiona la coordinación de actividades empresariales con procesos manuales, va siempre un paso por detrás: validas la documentación cuando ya hay alguien dentro; detectas el incumplimiento cuando ya ha ocurrido; buscas la trazabilidad cuando llega la auditoría… Es una gestión reactiva, por mucho esfuerzo que pongas.
La digitalización invierte ese orden. Hace de filtro antes de que el riesgo entre por la puerta. Y devuelve a la institución algo difícil de cuantificar, pero que cualquier responsable de prevención reconoce al instante: el control.
«Antes sabía que cumplíamos, pero si me preguntabas por una empresa concreta, en tiempo real, tenía que buscar en varios sitios. Ahora lo tengo todo centralizado.»
FAMA como aliado tecnológico de la UCA
La plataforma FAMA PRL/CAE ha permitido a la Universidad de Cádiz centralizar toda la gestión documental de sus contratas en un único entorno digital. El robot de validación documental analiza automáticamente los documentos aportados por cada empresa, detecta caducidades, inconsistencias o ausencias, y bloquea el acceso de trabajadores cuya documentación no está en regla.
Resultados tangibles
- Reducción significativa del tiempo dedicado a la validación manual de documentos
- Trazabilidad completa para auditorías e inspecciones
- Control de accesos vinculado al estado documental de cada trabajador
- Alertas automáticas ante caducidades y renovaciones pendientes
- Mejora en la relación con las empresas contratistas