Gestión de activos y servicios de la Universidad Complutense de Madrid con FAMA
Espacio UCM, la plataforma de gestión integral de FAMA para la Universidad Complutense de Madrid, ejemplo de la oportunidad de mejora que supone para la Administración Pública la implantación de tecnología orientada a la relación entre personas, procesos y espacios.
El cliente: Universidad Complutense de Madrid
La Universidad Complutense de Madrid es la universidad presencial más grande de España y la tercera de Europa. Cuenta con más de 1.200.000 metros cuadrados y la gestión de casi 130 edificios entre facultades, colegios mayores, zonas exteriores y centros distribuidos en sus tres campus. Por la UCM pasan al día 99.000 personas entre alumnado, profesorado y PAS.
El volumen y la diversidad de los espacios condicionan el mantenimiento de los activos: 1 área de mantenimiento de la UCM puede tener más de 1.000 incidencias al año.
El reto
Dotar a Gobernanza de TI de una solución tecnológica única, concebida para ir estableciendo paulatinamente los diferentes servicios de la Universidad. Los principales desafíos fueron:
- Aplicar las buenas prácticas tecnológicas de ITIL e ISO 20000 a una herramienta de Facility Management.
- Unificar la totalidad de las bases de datos y archivos de todos los servicios involucrados en la gestión de infraestructuras.
- Comunicar la plataforma con los sistemas corporativos SAP de gestión contable y con la intranet corporativa.
- Obtener informes en tiempo real y hacer seguimiento de tiempos de respuesta de proveedores externos.
- Acompañar el gran cambio cultural que implicaba este plan de transformación digital profundo.
La solución: Espacio UCM
Se planteó «Espacio UCM» sobre la solución FAMA AFM en modalidad SaaS, como plataforma base que permite establecer de manera paulatina los diferentes servicios, con gran flexibilidad de adaptación a la idiosincrasia de cada servicio implicado.
Resultados
- Plataforma única «Espacio UCM» para todos los procesos de FM de la Universidad.
- Inventario centralizado de activos e instalaciones por campus y edificio.
- Portal web unificado donde los Servicios Centrales ofrecen la máxima productividad de las infraestructuras.
- Integración con SAP de gestión contable e intranet corporativa.
- Gestión del mantenimiento preventivo con gamas normativas automatizadas.
- Trazabilidad completa de incidencias y órdenes de trabajo.
- KPIs y seguimiento de tiempos de respuesta de proveedores en tiempo real.
- Implementación progresiva de nuevos servicios sin barrera funcional al avance del proyecto.
FAMA tiene una ventaja fundamental: el equipo humano, totalmente centrado en una especialidad (facility management), dinámico, joven, inquieto, que te lleva la delantera, que te da valor, es decir, te proponen más de lo que tú has intentado atisbar, te proponen nuevas soluciones y se adaptan perfectamente a los requisitos que les pedimos.
Fernando Pescador, Director del Área de Gobierno de T.I. de la Universidad Complutense de MadridOtros casos de éxito
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